E-računi za javni sektor in izmenjava med podjetji od leta 2028

V Sloveniji proračunski uporabniki za opravljeno dobavo prejemajo elektronske račune že od 1. januarja 2015. Z ZIERDED (sprejet 23. 10. 2025) pa postaja izmenjava e-računov med podjetji (B2B) obvezna od 1. januarja 2028. V nadaljevanju pojasnjujemo, kaj obe obveznosti pomenita v praksi in kako se pripraviti.

Javni sektor: obvezno od 1. 1. 2015

Obveznost je do novembra 2025 določal ZOPSPU-1, od 21. 11. 2025 pa jo določa Zakon o plačilnih in javnofinančnih storitvah (ZPJS) (Uradni list RS, št. 85/25): dobavitelji proračunskim uporabnikom izdajajo izključno e-račune (44. člen ZPJS), ti pa se izmenjujejo le prek UJP (46. člen ZPJS). Papirnatega ali navadnega PDF računa proračunski uporabnik zato ne more sprejeti.

Proračunski uporabniki so neposredni in posredni uporabniki državnega in občinskih proračunov, na primer:

• Ministrstva, vladne službe, sodišča, inšpekcije.
• Državne agencije in javni zavodi.
• Občine in njihovi zavodi.
• Zdravstveni domovi, bolnišnice, šole, vrtci, univerze.
• Geodetska uprava, uradi za delo itd.

Javna podjetja in druge družbe v državni lasti niso proračunski uporabniki — ali je naročnik proračunski uporabnik, preverite v Registru proračunskih uporabnikov pri UJP.

Račun se pošlje v strukturirani elektronski obliki, na primer e-SLOG prek UJP (Uprava Republike Slovenije za javna plačila).

Kaj je e-SLOG 2.0

e-SLOG je slovenski standard elektronskega računa, skladen z EU standardom EN 16931. Aktualna različica je e-SLOG 2.0 (UJP od 1. 10. 2020 ne sprejema več starejše različice 1.6). Tehnično je to XML datoteka z natančno strukturo postavk, identifikatorjev in davčnih kategorij; pri pošiljanju prek UJP je del ovojnice, ki ji lahko priložite tudi PDF vizualizacijo.

Pot računa do prejemnika

1. Program izdajatelja pripravi e-SLOG 2.0 XML (+ po želji PDF vizualizacijo).
2. Račun se v ovojnici pošlje prek portala UJP (UJPeRačun), prek banke oziroma ponudnika izmenjave, ki ima z UJP sklenjeno pogodbo (46. člen ZPJS), ali prek omrežja Peppol.
3. UJP preveri, ali e-račun ustreza zahtevam in ali je prejemnik proračunski uporabnik.
4. Ob uspešnem preverjanju je račun vročen prejemniku; sicer se vrne zavrnitev.
5. Prejemnik v svojem sistemu potrdi ali reklamira račun.

Plačilni rok, kadar je dolžnik javni organ, ne sme biti daljši od 30 dni od prejema računa, če drug zakon ne določa drugače (11. člen ZPreZP-1, Zakon o preprečevanju zamud pri plačilih).

Obvezne vsebine e-SLOG 2.0

Poleg vsega, kar zahteva 82. člen ZDDV-1, e-SLOG zahteva strukturirane podatke, med drugim:

• Matično številko izdajatelja in prejemnika.
• ID za DDV obeh strani, kjer obstaja.
• IBAN izdajatelja (algoritmično validiran).
• Referenco na javno naročilo (če obstaja).
• Datum zapadlosti plačila.
• Kode davčnih kategorij (npr. E — oproščeno, npr. po 42. členu ZDDV-1; AE — obrnjena davčna obveznost; Z — ničelna stopnja; O — ni predmet DDV).

Najpogostejše napake pri validaciji UJP

1. Napačen IBAN — tipkarska napaka vrne zavrnitev.
2. Manjkajoč ID za DDV prejemnika, kadar je prejemnik zavezanec.
3. Napačna koda oprostitve DDV — napačen davek oziroma neveljaven račun.
4. Rok zapadlosti pred datumom izdaje — logična zavrnitev.
5. Manjkajoč obvezen element v shemi — UBL/e-SLOG ima strogo XML shemo.

Dober sistem validira XML lokalno pred pošiljanjem in ujame veliko večino napak, preden pridejo na UJP.

ZIERDED: obvezen B2B e-račun od 1. 1. 2028

Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED) je Državni zbor sprejel 23. 10. 2025 (Uradni list RS, št. 85/25), veljati je začel 6. 12. 2025, uporabljati pa se začne 1. januarja 2028. Ključne točke:

• Od 1. 1. 2028 poslovni subjekti — vse enote Poslovnega registra Slovenije (d.o.o., s.p., zavodi, društva …) in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost — za medsebojne dobave blaga in storitev v Sloveniji izmenjujejo izključno e-račune (7. člen). Obveznost velja ne glede na to, ali ste zavezanec za DDV.
• Dovoljeni format je e-SLOG ali sintaksa, skladna z EN 16931, s seznama Evropske komisije (na primer UBL); drugi standardi le po predhodnem dogovoru (5. člen).
• Izmenjava poteka prek ponudnikov e-poti, omrežja Peppol ali neposredne izmenjave med sistemi. Po elektronski pošti izmenjava ni dovoljena (9. člen) — PDF račun, poslan po e-pošti, med podjetji od 1. 1. 2028 ne bo več zadoščal.
• Za manjši obseg ali enostavne, ponavljajoče se transakcije bo na voljo brezplačna aplikacija FURS (11. člen; po napovedi vlade v okviru miniBlagajne), izmenjava z njo poteka prek UJP. Poročanja o izmenjanih e-računih FURS-u zakon ne predvideva.
• Pravila za ponudnike e-poti se uporabljajo od 1. 4. 2027, seznam ponudnikov e-poti pri UJP se vzpostavi 1. 10. 2027.
• Potrošnikom (B2C) se e-račun pošlje le po njihovem izrecnem predhodnem dogovoru (8. člen).
• Globe za kršitev obveznosti izmenjave: 1.000–3.000 € za pravno osebo, 500–1.500 € za s.p., 100–500 € za odgovorno osebo (24. člen).
• Do 1. 1. 2028 je čas za pripravo — priporočamo jo že zdaj, testno obdobje pa v letu 2027.

Vir: uradno besedilo ZIERDED in ZPJS v Uradnem listu RS, št. 85/25.

Kaj to pomeni v praksi

• Podjetja, ki že danes pošiljajo e-SLOG 2.0 javnemu sektorju, že uporabljajo strukturirane račune. Pred prehodom morajo preveriti še zahteve ZIERDED, prejemnike in podprte poti izmenjave.
• Podjetja, ki izdajajo samo PDF, imajo čas do 1. 1. 2028, da uvedejo strukturirano izmenjavo. Priporočamo vzporedno uporabo v 2027 (PDF + e-SLOG) za testno fazo.
• 10-letna hramba po 86. členu ZDDV-1 (za račune v zvezi z nepremičninami 20 let) velja tudi za strukturirane e-račune; zagotoviti je treba avtentičnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost skozi celotno obdobje.

Če vas javni sektor danes prosi za papirnat račun

Papirni izpis ali datoteka PDF ne nadomesti obvezne izmenjave strukturiranega e-računa. S prejemnikom se dogovorite o morebitnem dodatnem izpisu, račun pa pošljite po predpisani elektronski poti. Če lastnega sistema še nimate, lahko e-račun izdate z ročnim vnosom na portalu UJP (UJPeRačun), ki je omejen na 100 e-računov letno. Za nekaj računov je sprejemljivo, pri večjem obsegu pa je smiselna rešitev z avtomatiziranim pošiljanjem.

eFascikel ob vsakem izdanem računu pripravi tudi e-SLOG 2.0 XML, ki ga v mesečnem paketu za računovodjo (Pošlji računovodji) dobi vaš računovodja.