business
eFascikelPrijava →

Politika zasebnosti

V skladu z Uredbo (EU) 2016/679 (GDPR), členi 13 in 14 · Zadnja posodobitev: oktober 2026

1. Upravljavec osebnih podatkov

IT TARMAN, programska oprema in svetovanje, d.o.o.
Planina pod Golico 52, 4270 Jesenice, Slovenija
Davčna: SI99595893
E-pošta: [email protected]

2. Kategorije osebnih podatkov

  • Podatki o računu: ime podjetja, naslov, davčna številka, matična številka, e-pošta, telefon
  • Prijavni podatki: uporabniško ime, zgoščeno geslo (bcrypt)
  • Poslovni podatki: računi, ponudbe, stranke, finančni podatki
  • Podatki zaposlenih (če jih vnese naročnik): ime, priimek, EMŠO, davčna številka, naslov, IBAN — šifrirano z AES-256-GCM
  • Tehnični podatki: IP naslov ob prijavi (dnevnik revizije), sejni piškotek
  • Statistika obiska javnih strani (predstavitvena stran, blog, pravne strani, registracija — brez piškotkov, glej Politiko piškotkov): obiskana stran in dogodek (npr. ogled cenika, klik na registracijo, prebran članek, napaka v obrazcu), čas, domena strani, s katere ste prišli (brez naslova podstrani), oznake kampanje iz povezave (utm), država (iz omrežja Cloudflare), vrsta naprave (računalnik, tablica, telefon) in dnevni psevdonim obiskovalca — enosmerni povzetek IP naslova in oznake brskalnika z naključno vrednostjo, ki se zamenja vsak dan. IP naslova in oznake brskalnika ne shranimo; prijavljenih uporabnikov ne štejemo.
  • Vir registracije: ob registraciji k računu shranimo, od kod ste prišli — kanal (npr. iskalnik, oglas na omrežju), vir, medij in kampanjo iz povezave, domeno napotitvene strani in prvo obiskano stran (iz statistike obiska istega dne ali prejšnjega dne).
  • Podatki o plačilu naročnine z bančnim nakazilom: ko plačate predračun z nakazilom na poslovni račun IT TARMAN d.o.o. pri Revolut Business, iz prometa tega računa preberemo in shranimo ime plačnika, IBAN plačnika (če ga banka posreduje), sklic in namen plačila, znesek, datum ter povezavo nakazila s plačanim predračunom. Pri plačilu s kartico teh podatkov ne beremo — plačilo potrdi Revolut (glej razdelek 6).

3. Pravne podlage za obdelavo

  • Člen 6(1)(b) GDPR — izpolnjevanje pogodbe: obdelava podatkov, potrebnih za zagotavljanje storitve
  • Člen 6(1)(b) GDPR — izpolnjevanje pogodbe: branje prometa našega bančnega računa (samo branje) z namenom, da prejeto nakazilo prepoznamo kot plačilo vašega predračuna (po sklicu in znesku) in aktiviramo naročnino
  • Člen 6(1)(c) GDPR — zakonska obveznost: hramba računov 10 let (ZDDV-1, čl. 86), davčno poročanje; nakazilo, povezano s plačilom, hranimo kot knjigovodsko listino
  • Člen 6(1)(f) GDPR — zakoniti interes: zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab; kratki nasveti za uporabo storitve po registraciji ter obvestila o novostih naročnikom plačljivega paketa (ugovor kadarkoli s povezavo »Odjava« v sporočilu)
  • Člen 6(1)(a) GDPR — privolitev: e-poštne novice o novih funkcijah, če ste jih ob registraciji izbrali (privolitev prekličete s povezavo »Odjava« v vsakem sporočilu)
  • Člen 6(1)(f) GDPR — zakoniti interes: statistika obiska javnih strani in vir registracije, da vemo, katere vsebine in kampanje pripeljejo nove uporabnike. Tehtanje: zbiramo le nujne podatke, brez piškotkov in brez orodij tretjih oseb, psevdonim se menja vsak dan in ga po dveh dneh ni več mogoče povezati z IP naslovom, prijavljenih uporabnikov ne štejemo in podatkov ne posredujemo nikomur — zato vaši interesi ne prevladajo nad našim. Ugovor (čl. 21): vklopite Global Privacy Control ali »Do Not Track« v brskalniku (takrat ne štejemo in ne shranimo ničesar, tudi vira registracije ne) ali pišite na [email protected] — vir registracije pri vašem računu na zahtevo izbrišemo.

V e-poštnih sporočilih eFascikel ne uporabljamo sledilnih pikslov in ne beležimo, kdo je sporočilo odprl ali kliknil povezavo. Povezave na naše strani imajo le skupno oznako kampanje (utm, enako za vse prejemnike), zato v statistiki obiska (razdelek 2) vidimo samo, koliko obiskov je prišlo iz posameznega sporočila.

4. Obdobja hrambe

  • Računi in davčna dokumentacija: 10 let (ZDDV-1, čl. 86)
  • Podatki o računu: za čas trajanja pogodbe + 1 leto
  • Dnevniki revizije: 2 leti
  • Promet našega bančnega računa (Revolut Business):
    • nakazilo, povezano s plačilom naročnine: 10 let kot knjigovodska listina k računu;
    • prejeto nakazilo, ki ga ni bilo mogoče povezati s plačilom: osebni podatki (ime, IBAN, sklic in namen) se izbrišejo po 24 mesecih;
    • prejeto nakazilo, za katero skrbnik ugotovi, da ni plačilo naročnine: izbriše se v celoti po 90 dneh;
    • drug promet, ki ni plačilo naročnine (odhodna plačila, plačila s kartico, menjave, izplačila kartičnih prilivov): shrani se brez podatkov o nasprotni stranki in se izbriše po 90 dneh.
  • Sejni piškotek: 30 dni od zadnje aktivnosti (drsno okno — ob uporabi se rok podaljša, z odjavo se izbriše takoj)
  • Statistika obiska:
    • posamezni zapisi obiskov in dogodkov: 90 dni;
    • dnevna naključna vrednost (sol), iz katere je izračunan psevdonim: 2 dni — potem psevdonima ni več mogoče povezati z IP naslovom;
    • dnevni seštevki (npr. število obiskovalcev na dan po viru): so anonimni in se hranijo brez roka;
    • vir registracije: skupaj s podatki o računu (čas trajanja pogodbe + 1 leto).

5. Pravice posameznika

V skladu z GDPR imate pravico do:

  • Dostopa (čl. 15) — zahtevate kopijo svojih podatkov
  • Popravka (čl. 16) — popravite netočne podatke
  • Izbrisa (čl. 17) — z omejitvijo glede zakonske hrambe
  • Prenosljivosti (čl. 20) — izvoz podatkov v strojno berljivem formatu
  • Ugovora (čl. 21) — ugovor obdelavi na podlagi zakonitega interesa (za statistiko obiska tudi s signalom Global Privacy Control ali »Do Not Track« v brskalniku, glej razdelek 3)
  • Preklica privolitve (čl. 7(3)) — kadarkoli, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem; za e-poštne nasvete in novice s povezavo »Odjava« v sporočilu
  • Pritožbe — pri Informacijskem pooblaščencu RS (www.ip-rs.si)

Za uveljavljanje pravic pišite na [email protected].

6. Podizvajalci obdelave in drugi prejemniki

Podizvajalec / prejemnikNamenObdelovani podatkiLokacija
Cloudflare, Inc.CDN, DDoS zaščita, tunelIP naslov, HTTP zahtevkiGlobalno (EU SCCs)
Revolut Payments UABObdelava plačil s kartico za letno naročninoIme podjetja, e-pošta, davčna št., kartični podatki (niso shranjeni pri nas — gredo direktno v Revolut)EU (Litva)
Revolut Bank UAB (Revolut Business)Banka, pri kateri ima IT TARMAN d.o.o. poslovni račun, na katerega nakažete plačilo po predračunu. Banka podatke o nakazilu prejme pri izvedbi plačila (v okviru svojega bančnega poslovanja in po svoji politiki zasebnosti). eFascikel promet tega računa bere prek vmesnika Revolut Business samo za branje, da nakazilo prepozna po sklicu in zneskuIme plačnika, IBAN plačnika (če ga banka posreduje), sklic, namen, znesek in datum nakazilaEU (Litva)
SMTP ponudnik naročnikaPošiljanje e-pošteVsebina e-pošte, prejemnikiPo konfiguraciji naročnika
Zunanji ponudnik AI prehoda s sedežem v ZDA (naveden v Pogodbi o obdelavi podatkov)AI prehod (gateway) — usmerja vse zahteve AI asistenta k poimensko izbranim gostiteljem modelov (glej naslednje tri vrstice). Zahteve so označene z nastavitvijodata_collection: deny, ki ponudnika prehoda zavezuje, da jih usmeri samo h gostiteljem, ki podatkov ne hranijo in jih ne uporabljajo za učenje modelov.Vsa vsebina AI zahtev: besedilo klepeta z asistentom (lahko vključuje podatke o strankah, dokumentih, zneskih, bančnih postavkah), slika ali PDF prejetega računa, potrdila, bančnega izpiska ali pogodbe, ki jo uporabnik naloži, in besedilo pravnih vprašanjZDA (SCCs)
DeepInfra, Inc. / Fireworks AI, Inc.Gostitelja klepetalnega AI modela — piše odgovore in odloča, katero orodje poklicati (npr. iskanje stranke, priprava osnutka dokumenta)Besedilo pogovora s klepetalnim asistentomZDA (SCCs)
Alibaba Cloud InternationalGostitelj vizualnega AI modela — branje prejetih računov in potrdil (slika ali PDF), bančnih izpiskov, pogodb in uvoza artiklov za blagajnoSlika ali PDF dokumenta, ki ga uporabnik naloži v sistemSingapur (SCCs)
TypeSafe AI, Inc.Model odločitve Jev (prek zunanjega ponudnika AI prehoda) — vrača izključno tipizirane odločitve (izbira ene možnosti, da/ne z verjetnostjo, ocena), nikoli prostega besedila. Uporablja se za predizbor namena v klepetu, preverjanje tipa prejetega dokumenta pred branjem, oceno zaupanja pri predlaganem kontu in preverjanje, ali je odgovor pravnega asistenta podprt z viri. Jev nikoli sam ne potrdi zapisa v bazo — to vedno ostane na uporabnikuKratek izsek besedila glede na primer uporabe (npr. besedilo sporočila, prvi odstavki dokumenta, opis postavke) — nikoli celoten dokument ali pogovorZDA (SCCs)

Obdelava z umetno inteligenco: eFascikel za vso AI obdelavo (klepetalni asistent, branje prejetih računov in potrdil, bančnih izpiskov, pogodb, uvoz artiklov za blagajno, pravni asistent) uporablja izključno zunanjega ponudnika AI prehoda s sedežem v ZDA (naveden v Pogodbi o obdelavi podatkov), ki zahteve usmerja k poimensko določenim gostiteljem modelov iz tabele zgoraj. Prenos podatkov zunaj EGP poteka na podlagi Standardnih pogodbenih klavzul (SCCs). Naloženo datoteko obdelovalec uporabi samo za pridobitev podatkov iz nje in je po klicu ne hrani. Vsaki AI zahtevi priložimo le psevdonimno oznako naročnika (npr. »t123«, brez imena ali e-naslova), da porabo in stroške pri ponudniku lahko uskladimo z našo evidenco. Administrator lahko v nastavitvah preklopi usmerjanje AI zahtev izključno na evropske gostitelje (ponudnik NextBit, Španija); to trenutno ni privzeta nastavitev.

Pri plačilu s kartico vaše podatke obdela Revolut Payments UAB (kartično plačilo). Pri plačilu po predračunu (bančno nakazilo) denar prispe na poslovni račun IT TARMAN d.o.o. pri Revolut Business (Revolut Bank UAB), zato banka prejme podatke, ki jih vsebuje vaše nakazilo; eFascikel promet tega računa le bere (brez možnosti plačil) in iz njega shrani podatke, navedene v razdelku 2, za čas iz razdelka 4. Če nakazila ni mogoče nedvoumno prepoznati, ga pregleda in potrdi skrbnik. Revolut Payments UAB je v EU licencirana plačilna ustanova (nadzor: Banka Litve) in PCI DSS skladna. Svojo politiko zasebnosti objavlja na svojih spletnih straneh.

7. Mednarodni prenosi

Poslovni podatki (računi, stranke, finančni podatki) se obdelujejo na strežnikih v EU. Revolut Payments UAB in Revolut Bank UAB sta evropski pravni osebi s sedežem v Vilniusu (Litva) — vse procesiranje plačil ostaja znotraj EU. Obdelava z umetno inteligenco (glej razdelek 6) poteka pri ponudnikih v ZDA in Singapurju, na podlagi Standardnih pogodbenih klavzul (SCCs) v skladu s sklepom Komisije 2021/914 — enako velja za morebitne prenose pri Cloudflareu.

8. Varnost podatkov

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe: šifriranje občutljivih podatkov (AES-256-GCM), šifrirani piškotki (iron-session), HTTPS, nadzor dostopa po najemnikih (multi-tenancy), dnevno varnostno kopiranje podatkovne baze.

9. Piškotki

Uporabljamo izključno nujni sejni piškotek (efascikel-session), ki je httpOnly in velja 30 dni od zadnje aktivnosti (drsno okno). Ne uporabljamo analitičnih piškotkov, piškotkov za sledenje ali piškotkov tretjih oseb; statistiko obiska javnih strani merimo sami, brez piškotkov (razdelki 2–4). Več: Politika piškotkov.