Politika zasebnosti

V skladu z Uredbo (EU) 2016/679 (GDPR), členi 13 in 14 · Zadnja sprememba: 19. 10. 2026

1. Upravljavec osebnih podatkov

IT TARMAN, računalniške storitve, d. o. o.
Planina pod Golico 52, 4270 Jesenice, Slovenija
Davčna: SI99595893
E-pošta: [email protected]

2. Kategorije osebnih podatkov

• Podatki o računu: ime podjetja, naslov, davčna številka, matična številka, e-pošta, telefon
• Prijavni podatki: uporabniško ime, zgoščeno geslo (bcrypt)
• Poslovni podatki: računi, ponudbe, stranke, finančni podatki
• Podatki zaposlenih (če jih vnese naročnik): ime, priimek, EMŠO, davčna številka, naslov, IBAN — šifrirano z AES-256-GCM
• Povezan e-poštni nabiralnik (če ga naročnik poveže): pri Gmailu e-poštni naslov Google računa, odobrena dovoljenja, čas povezave in dostopna žetona (šifrirano z AES-256-GCM, razdelek 10); pri strežniku SMTP prijavni podatki (geslo šifrirano); dnevnik pošiljanja (prejemniki, zadeva, čas, stanje)
• Tehnični podatki: IP naslov ob prijavi (dnevnik revizije), nujni piškotki (sejni piškotek, piškotek za potrditev e-pošte ob registraciji)
• Zapisi o uporabi storitve: dnevnik dejanj v aplikaciji in zapisi uporabe AI asistenta (vprašanje, odgovor, uporabljena orodja, čas)
• Sprejem pogojev: kateri dokument (Splošni pogoji uporabe, Pogodba o obdelavi osebnih podatkov, Pogoji naročnine, seznanitev s to politiko) in katero različico je uporabnik sprejel, kdaj in kje (registracija, plačilo, obvestilo o spremembi), skrajšan IP naslov (brez zadnjega dela, npr. 203.0.113.0) in oznaka brskalnika
• Statistika obiska javnih strani (predstavitvena stran, blog, pravne strani, registracija — brez piškotkov, glej Politiko piškotkov): obiskana stran in dogodek (npr. nalaganje strani v brskalniku, ogled cenika, klik na registracijo, prebran članek, napaka v obrazcu), čas, domena strani, s katere ste prišli (brez naslova podstrani), oznake kampanje iz povezave (utm), država (iz omrežja Cloudflare), vrsta naprave (računalnik, tablica, telefon) in dnevni psevdonim obiskovalca — enosmerni povzetek IP naslova in oznake brskalnika z naključno vrednostjo, ki se zamenja vsak dan. IP naslova in oznake brskalnika ne shranimo; prijavljenih uporabnikov ne štejemo. Zahtevkov robotov (iskalnikov, AI, predogledov povezav, skript) ne zapisujemo posamezno: iz oznake brskalnika določimo le vrsto robota in jo prištejemo k dnevnemu številu.
• Vir registracije: ob registraciji k računu shranimo, od kod ste prišli — kanal (npr. iskalnik, oglas na omrežju), vir, medij in kampanjo iz povezave, domeno napotitvene strani in prvo obiskano stran (iz statistike obiska istega dne ali prejšnjega dne).
• Podatki o plačilu naročnine z bančnim nakazilom: ko plačate predračun z nakazilom na poslovni račun IT TARMAN d.o.o. pri Revolut Business, iz prometa tega računa preberemo in shranimo ime plačnika, IBAN plačnika (če ga banka posreduje), sklic in namen plačila, znesek, datum ter povezavo nakazila s plačanim predračunom. Pri plačilu s kartico teh podatkov ne beremo — plačilo potrdi Revolut (glej razdelek 6).

3. Pravne podlage za obdelavo

• Člen 6(1)(b) GDPR — izpolnjevanje pogodbe: obdelava podatkov, potrebnih za zagotavljanje storitve; zapis o sprejemu pogojev kot dokaz o sklenjeni pogodbi in njeni različici
• Člen 6(1)(b) GDPR — izpolnjevanje pogodbe: branje prometa našega bančnega računa (samo branje) z namenom, da prejeto nakazilo prepoznamo kot plačilo vašega predračuna (po sklicu in znesku) in aktiviramo naročnino
• Člen 6(1)(c) GDPR — zakonska obveznost: hramba računov 10 let (ZDDV-1, čl. 86), davčno poročanje; nakazilo, povezano s plačilom, hranimo kot knjigovodsko listino
• Člen 6(1)(f) GDPR — zakoniti interes: zagotavljanje, vzdrževanje, varnost in izboljševanje storitve ter pomoč uporabnikom. Za zagotavljanje, vzdrževanje in varnost storitve ter pomoč uporabnikom lahko pooblaščene osebe ponudnika, zavezane k zaupnosti, v potrebnem obsegu dostopajo do vsebine uporabniškega računa in do zapisov o uporabi storitve, vključno z zapisi uporabe AI asistenta; za izboljševanje storitve uporabljamo zapise o uporabi storitve (vključno z zapisi uporabe AI asistenta), le v obsegu, ki je za ta namen potreben. Ugovor (čl. 21): pišite na [email protected].
• Člen 6(1)(f) GDPR — zakoniti interes: preprečevanje zlorab; kratki nasveti za uporabo storitve po registraciji ter obvestila o novostih naročnikom plačljivega paketa (ugovor kadarkoli s povezavo »Odjava« v sporočilu)
• Člen 6(1)(a) GDPR — privolitev: e-poštne novice o novih funkcijah, če ste jih ob registraciji izbrali (privolitev prekličete s povezavo »Odjava« v vsakem sporočilu)
• Člen 6(1)(f) GDPR — zakoniti interes: statistika obiska javnih strani in vir registracije, da vemo, katere vsebine in kampanje pripeljejo nove uporabnike. Tehtanje: zbiramo le nujne podatke, brez piškotkov in brez orodij tretjih oseb, psevdonim se menja vsak dan in ga po dveh dneh ni več mogoče povezati z IP naslovom, prijavljenih uporabnikov ne štejemo in podatkov ne posredujemo nikomur — zato vaši interesi ne prevladajo nad našim. Ugovor (čl. 21): vklopite Global Privacy Control ali »Do Not Track« v brskalniku (takrat ne štejemo in ne shranimo ničesar, tudi vira registracije ne) ali pišite na [email protected] — vir registracije pri vašem računu na zahtevo izbrišemo.

V e-poštnih sporočilih eFascikel ne uporabljamo sledilnih pikslov in ne beležimo, kdo je sporočilo odprl ali kliknil povezavo. Povezave na naše strani imajo le skupno oznako kampanje (utm, enako za vse prejemnike), zato v statistiki obiska (razdelek 2) vidimo samo, koliko obiskov je prišlo iz posameznega sporočila.

4. Obdobja hrambe

• Računi in davčna dokumentacija: 10 let (ZDDV-1, čl. 86)
• Podatki o računu, vsebina, ki jo vnesete, zapisi uporabe AI asistenta in zapisi o sprejemu pogojev: dokler ne izbrišete uporabniškega računa ali pisno zahtevate izbrisa. Po izteku plačljive naročnine ostanejo shranjeni (račun preide na brezplačni paket). Izbris izvedemo v razumnem roku, praviloma v 30 dneh od zahteve; izbrišejo se tudi vsi uporabniki podjetja, naložene datoteke in zgodovina pogovorov z AI asistentom, iz varnostnih kopij pa v 90 dneh. Podatke, ki jih morate hraniti po zakonu (npr. izdane in prejete račune), pred izbrisom izvozite sami (Splošni pogoji uporabe, točka 5; pogodba o obdelavi, točka 8)
• Dnevniki revizije: 2 leti; zapisi o izdaji, spremembi in izbrisu računov: 10 let po koncu leta, v katerem so nastali (ZDavP-2, 38. člen). Ob izbrisu računa se dnevniki naročnika izbrišejo; ostane le zapis o izbrisu (ime podjetja, čas, število izbrisanih zapisov; 2 leti)
• Promet našega bančnega računa (Revolut Business):
  • nakazilo, povezano s plačilom naročnine: 10 let kot knjigovodska listina k računu;
  • prejeto nakazilo, ki ga ni bilo mogoče povezati s plačilom: osebni podatki (ime, IBAN, sklic in namen) se izbrišejo po 24 mesecih;
  • prejeto nakazilo, za katero skrbnik ugotovi, da ni plačilo naročnine: izbriše se v celoti po 90 dneh;
  • drug promet, ki ni plačilo naročnine (odhodna plačila, plačila s kartico, menjave, izplačila kartičnih prilivov): shrani se brez podatkov o nasprotni stranki in se izbriše po 90 dneh.
• Povezava z Gmailom (e-poštni naslov in žetona): do prekinitve povezave ali izbrisa računa (razdelek 10)
• Sejni piškotek: 30 dni od zadnje aktivnosti (drsno okno — ob uporabi se rok podaljša, z odjavo se izbriše takoj)
• Piškotek za potrditev e-pošte (efascikel-verify): do 48 ur; izbriše se ob odprtju potrditvene povezave v tem brskalniku. Na strežniku hranimo le enosmerni povzetek (SHA-256) njegove naključne vrednosti, ne same vrednosti.
• Statistika obiska:
  • posamezni zapisi obiskov in dogodkov: 90 dni;
  • dnevna naključna vrednost (sol), iz katere je izračunan psevdonim: 2 dni — potem psevdonima ni več mogoče povezati z IP naslovom;
  • dnevni seštevki (npr. število obiskovalcev na dan po viru): so anonimni in se hranijo brez roka;
  • vir registracije: skupaj s podatki o računu (do izbrisa računa ali zahteve za izbris).
• Dnevni zapis o uporabi računov: za vsak dan zabeležimo le, kateri računi podjetij so bili tisti dan v uporabi (prijavljena uporaba; brez IP naslova, podatkov o napravi in piškotkov). Zapisi se izbrišejo po 90 dneh, ostane le anonimno dnevno število aktivnih računov.

5. Pravice posameznika

V skladu z GDPR imate pravico do:

• Dostopa (čl. 15) — zahtevate kopijo svojih podatkov
• Popravka (čl. 16) — popravite netočne podatke
• Izbrisa (čl. 17) — z omejitvijo glede zakonske hrambe
• Prenosljivosti (čl. 20) — izvoz podatkov v strojno berljivem formatu
• Ugovora (čl. 21) — ugovor obdelavi na podlagi zakonitega interesa (za statistiko obiska tudi s signalom Global Privacy Control ali »Do Not Track« v brskalniku, glej razdelek 3)
• Preklica privolitve (čl. 7(3)) — kadarkoli, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem; za e-poštne nasvete in novice s povezavo »Odjava« v sporočilu
• Pritožbe — pri Informacijskem pooblaščencu RS (www.ip-rs.si)

Za uveljavljanje pravic pišite na [email protected].

6. Podizvajalci obdelave in drugi prejemniki

Obdelava z umetno inteligenco: eFascikel za AI obdelavo (klepetalni asistent, branje prejetih računov in potrdil, bančnih izpiskov, pogodb, uvoz artiklov za blagajno, pravni asistent) uporablja posrednika za dostop do AI modelov, ki zahteve usmerja k izbranim ponudnikom modelov iz tabele zgoraj. Prenos podatkov zunaj EGP poteka na podlagi Standardnih pogodbenih klavzul (SCCs). Naloženo datoteko obdelovalec uporabi samo za pridobitev podatkov iz nje in je po klicu ne hrani. Vsaki AI zahtevi priložimo le psevdonimno oznako naročnika (npr. »t123«, brez imena ali e-naslova), da porabo in stroške lahko uskladimo z našo evidenco. Zapise uporabe AI asistenta (vprašanje in odgovor) hranimo v eFasciklu, kot je opisano v razdelkih 2–4. Seznam podobdelovalcev je naročniku na voljo na zahtevo; o spremembah ga obvestimo vnaprej.

Pri plačilu s kartico vaše podatke obdela Revolut Payments UAB (kartično plačilo). Pri plačilu po predračunu (bančno nakazilo) denar prispe na poslovni račun IT TARMAN d.o.o. pri Revolut Business (Revolut Bank UAB), zato banka prejme podatke, ki jih vsebuje vaše nakazilo; eFascikel promet tega računa le bere (brez možnosti plačil) in iz njega shrani podatke, navedene v razdelku 2, za čas iz razdelka 4. Če nakazila ni mogoče nedvoumno prepoznati, ga pregleda in potrdi skrbnik. Revolut Payments UAB je v EU licencirana plačilna ustanova (nadzor: Banka Litve) in PCI DSS skladna. Svojo politiko zasebnosti objavlja na svojih spletnih straneh.

7. Mednarodni prenosi

Poslovni podatki (računi, stranke, finančni podatki) se obdelujejo na strežnikih v EU. Revolut Payments UAB in Revolut Bank UAB sta evropski pravni osebi s sedežem v Vilniusu (Litva) — vse procesiranje plačil ostaja znotraj EU. Obdelava z umetno inteligenco (glej razdelek 6) lahko poteka pri ponudnikih v ZDA in Aziji (Singapur), na podlagi Standardnih pogodbenih klavzul (SCCs) v skladu s sklepom Komisije 2021/914 — enako velja za morebitne prenose pri Cloudflareu.

8. Varnost podatkov

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe: šifriranje občutljivih podatkov (AES-256-GCM, tudi dostopnih žetonov povezanega Gmaila), šifrirani piškotki (iron-session), HTTPS, nadzor dostopa po najemnikih (multi-tenancy), dnevno varnostno kopiranje podatkovne baze.

9. Piškotki

Uporabljamo izključno nujne piškotke: sejni piškotek (efascikel-session), ki je httpOnly in velja 30 dni od zadnje aktivnosti (drsno okno), in piškotek za potrditev e-pošte (efascikel-verify), ki je httpOnly, se nastavi šele, ko oddate registracijski obrazec, in velja do 48 ur; poveže potrditveno povezavo z brskalnikom, v katerem ste se registrirali, da vas povezava samodejno prijavi le v njem. Če lastnik računa poveže Gmail, se za največ 10 minut nastavi še kratkotrajni piškotek za varno vrnitev iz Googlove prijave. Ker so tehnično nujni za storitev, ki jo zahtevate, ne potrebujejo privolitve (225. člen ZEKom-2). Ne uporabljamo analitičnih piškotkov, piškotkov za sledenje ali piškotkov tretjih oseb; statistiko obiska javnih strani merimo sami, brez piškotkov (razdelki 2–4). Več: Politika piškotkov.

10. Podatki iz Googlovih storitev (Gmail)

Ta razdelek velja, če v Nastavitve → Povezave → E-pošta izberete »Gmail« in kliknete »Poveži Gmail«. Povezava je neobvezna; brez nje eFascikel ne dostopa do nobenih podatkov iz vašega Google računa. Povezavo lahko vzpostavi in prekine le lastnik računa podjetja.

• Do katerih podatkov dostopamo. Samo (1) dovoljenje »Pošiljanje e-pošte v vašem imenu« (gmail.send) in (2) e-poštni naslov in identifikator vašega Google računa (openid, email), da vemo, kateri račun je povezan. Ne zahtevamo in ne moremo dobiti dostopa za branje, iskanje, spreminjanje ali brisanje vaše e-pošte, stikov, koledarja ali datotek.
• Kako jih uporabljamo. Samo za pošiljanje sporočil, ki jih sprožite v eFascikel (npr. dokument stranki, ko kliknete »Pošlji«, paket računovodji, ko ga pošljete ali vklopite mesečno pošiljanje, testno sporočilo). Sporočila se prikažejo v vaši mapi Poslano. Ne pošiljamo oglasov, množične ali neželene pošte. Veljavnost dovoljenja se preveri le ob pošiljanju, brez branja pošte.
• Kako jih hranimo. E-poštni naslov, odobrena dovoljenja, čas povezave in dostopna žetona (access in refresh token) hranimo v podatkovni bazi na strežnikih v EU. Žetona sta šifrirana (AES-256-GCM), se ne prikažeta v uporabniškem vmesniku in se ne prenašata v brskalnik.
• Komu jih razkrijemo. Googlu, in sicer le toliko, kolikor je potrebno za dostavo sporočila prek vmesnika Gmail API. Nikomur drugemu. Podatkov iz Googla in žetonov ne pošiljamo ponudnikom umetne inteligence, jih ne prodajamo, ne uporabljamo za oglaševanje in ne za učenje ali izboljševanje modelov strojnega učenja ali umetne inteligence. Ljudje pri nas Googlovih podatkov ne berejo, razen z vašo izrecno privolitvijo, če to zahteva zakon, ali zaradi preiskave zlorab in varnosti.
• Vsebina poslanih sporočil. Pošta ostane v vašem Gmailu. V eFascikel hranimo le zapis o pošiljanju (prejemniki, zadeva, čas, stanje), kot pri vsakem drugem načinu pošiljanja; besedila sporočila in prilog v tem zapisu ne shranimo.
• Hramba in brisanje. Ko kliknete »Prekini povezavo«, e-poštni naslov in žetona izbrišemo takoj in žeton prekličemo tudi pri Googlu; enako ob izbrisu vašega računa pri eFascikel. Če Google žeton zavrne kot neveljaven (npr. ker ste dostop preklicali ali spremenili geslo), povezavo označimo kot prekinjeno in oba žetona takoj izbrišemo; e-poštni naslov izbrišemo, ko kliknete »Prekini povezavo« ali izbrišete račun. Če povezavo začasno zavrne skrbnik vašega Google Workspace, izbrišemo dostopni žeton, osvežitveni pa ostane do »Prekini povezavo«, da povezava spet deluje, ko skrbnik omejitev odpravi. V dnevniku revizije ostane zapis o vzpostavitvi in prekinitvi povezave (naslov Gmail in čas) — 2 leti, ob izbrisu računa se izbriše.
• Kako prekličete dostop. V eFascikel: Nastavitve → Povezave → E-pošta → »Prekini povezavo«. Ali kadarkoli pri Googlu: myaccount.google.com/permissions → eFascikel → »Odstrani dostop«.

eFascikel's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. (Uporaba in prenos podatkov, prejetih prek Googlovih vmesnikov, je skladna z Googlovo politiko o uporabniških podatkih API-storitev, vključno z zahtevami o omejeni uporabi.)

Google user data (English)

This section applies if you choose "Gmail" and click "Poveži Gmail" (Connect Gmail) under Nastavitve → Povezave → E-pošta. Connecting is optional; without it eFascikel has no access to any data in your Google Account. Only the owner of the company account can connect or disconnect.

• What we access. Only (1) the permission "Send email on your behalf" (gmail.send) and (2) your Google Account's email address and identifier (openid, email), so we know which account is connected. We do not request, and cannot obtain, access to read, search, modify or delete your email, contacts, calendar or files.
• How we use it. Only to send messages you trigger in eFascikel (for example a document to a customer when you click "Pošlji", the package to your accountant when you send it or switch on the monthly sending, a test message). Messages appear in your Sent folder. We send no advertising, bulk or unsolicited mail. The permission is checked only when a message is sent, without reading any mail.
• How we store it. We store your email address, the granted permissions, the connection date and the access and refresh tokens in our database on servers in the EU. The tokens are encrypted (AES-256-GCM), are never shown in the user interface and are never sent to your browser.
• Who we share it with. Google, and only as needed to deliver your message through the Gmail API. No one else. We never send Google user data or tokens to AI providers, we do not sell it, we do not use it for advertising, and we do not use it to develop, train or improve machine learning or AI models. No human at eFascikel reads Google user data, except with your explicit consent, where the law requires it, or to investigate abuse or security issues.
• Content of sent messages. Your mail stays in your Gmail. In eFascikel we keep only a record that a message was sent (recipients, subject, time, status), as with any other sending method; the message text and attachments are not stored in that record.
• Retention and deletion. When you click "Prekini povezavo" (Disconnect) we delete your email address and tokens immediately and also revoke the token at Google; the same happens when you delete your eFascikel account. If Google rejects the token as invalid (for example because you revoked access or changed your password), we mark the connection as broken and delete both tokens immediately; the email address is deleted when you click "Prekini povezavo" or delete your account. If your Google Workspace administrator blocks the connection, we delete the access token and keep the refresh token until you click "Prekini povezavo", so the connection works again once the administrator lifts the restriction. The audit log keeps a record of connecting and disconnecting (Gmail address and time) for 2 years; it is deleted when you delete your account.
• How to revoke access. In eFascikel: Nastavitve → Povezave → E-pošta → "Prekini povezavo". Or at any time in your Google Account: myaccount.google.com/permissions → eFascikel → "Remove access".

eFascikel's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.