Koliko let morate hraniti račune in kako jih hranite digitalno

Škatle z računi v kleti so pri mnogih podjetnikih še vedno pravilo — pogosto zato, ker nihče ne ve natančno, koliko časa je treba kaj hraniti in ali je sken dovolj. Spodaj so roki iz veljavnih zakonov in pogoji, pod katerimi lahko papir zamenjate z digitalnim arhivom.

Koliko let: pregled

Kaj	Koliko časa	Podlaga
Izdani in prejeti računi	10 let po poteku leta, na katero se nanašajo	ZDDV-1, 86. člen
Računi, ki se nanašajo na nepremičnine	20 let po poteku leta	ZDDV-1, 86. člen
Druga davčna dokumentacija in evidence	do absolutnega zastaranja izterjave davka	ZDavP-2, 32. člen
Vezana knjiga računov	10 let od izdaje zadnjega računa v knjigi	ZDavP-2, 31.a člen
Poslovne knjige, bilance, letna poročila (d.o.o., s.p. na dejanskih stroških)	trajno	ZGD-1, 54. člen
Sklepi s.p. o računovodskih usmeritvah	10 let po prenehanju dejavnosti	SRS 30.8

Primer: račun z datumom 15. 3. 2026 se nanaša na leto 2026, ki se izteče 31. 12. 2026. Hraniti ga morate do 31. 12. 2036.

Absolutno zastaranje iz ZDavP-2 pomeni, da davčna obveznost preneha deset let od dne, ko je zastaranje prvič začelo teči (ZDavP-2, 126. člen). Pogosto citirani roki iz Zakona o računovodstvu (ZR, 30. člen) ne veljajo za s.p. in d.o.o. — ZR ureja proračunske uporabnike in pravne osebe, ki knjig ne vodijo po zakonu o gospodarskih družbah.

Tudi normiranci

Desetletni rok za račune velja tudi za normirance in male davčne zavezance. FURS v priročniku Davki za začetnike (marec 2026) jasno zapiše: računi se morajo hraniti 10 let, če se nanašajo na nepremičnine, pa 20 let.

Ali lahko hranim samo digitalno?

Računi, ki so prišli elektronsko

PDF, poslan po e-pošti, je elektronski račun (FURS, Računi, vprašanje 13). Račun hranite v obliki, v kateri je bil poslan ali dan na razpolago (ZDDV-1, 86. člen) — PDF torej kot PDF, e-račun v XML kot XML. Natisnete ga lahko, a morate pristnost in celovitost zagotoviti s postopki, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled (FURS, Računi, vprašanje 14).

Papirnati računi, ki jih skenirate

ZDDV-1 (86. člen) dovoli hrambo tudi v elektronski obliki, če takšna hramba onemogoča spremembo ali izbris podatkov oziroma omogoča reprodukcijo računa v izvirni obliki. Kdaj sken res nadomesti papir, določa ZVDAGA:

• pretvorba mora biti zanesljiva — ohraniti mora celovitost, uporabnost in avtentičnost izvirnika (10. člen),
• pri roku hrambe nad pet let mora biti sken v obliki za dolgoročno hrambo (11. člen),
• izvirnik z rokom hrambe nad pet let smete uničiti šele po takšni pretvorbi (14. člen).

So notranja pravila obvezna?

Za zasebna podjetja niso obvezna — sprejmete jih po lastni presoji, razen če jih zahteva drug zakon (ZVDAGA, 18. člen). Lahko jih predložite v potrditev Arhivu RS (19. člen). Razlika je v dokazni moči:

• s potrjenimi notranjimi pravili se digitalna kopija že po zakonu šteje za enako izvirniku, če zajem in hrambo izvajate v skladu z njimi (31. člen); enako velja, če v celoti in brez sprememb prevzamete vzorčna pravila, ki jih je Arhiv RS že potrdil (20. člen),
• brez pravil se v posameznem primeru presoja, ali kopija izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot izvirnik (33. člen).

Če notranjih pravil nimate, je varneje papirnate izvirnike obdržati, sken pa uporabljati za delo.

Kaj mora zagotavljati elektronski arhiv

Od izdaje do konca hrambe morajo biti zagotovljeni pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa (ZDDV-1, 84. člen). ZDavP-2 (32. člen) dodaja, da morajo biti podatki dosegljivi, shranjeni v obliki, v kateri so bili prejeti, z jasnim izvorom, uporabljena tehnologija pa mora onemogočati spremembo ali izbris.

Hramba zunaj Slovenije

Če se odločite račune hraniti zunaj Slovenije, morate o tem predhodno obvestiti FURS (ZDDV-1, 86. člen). Za drugo dokumentacijo ZDavP-2 (32. člen) zahteva obvestilo v desetih dneh in predložitev v Sloveniji na zahtevo. Pri spletnih storitvah zato preverite, kje so podatki shranjeni.

E-računi od leta 2028

Od 1. 1. 2028 bodo podjetja in s.p. med seboj izmenjevali e-račune po ZIERDED. Hrambo morata zagotoviti izdajatelj in prejemnik po pravilih o DDV in računovodstvu (ZIERDED, 18. člen). Brezplačna aplikacija FURS bo e-račune hranila le pet let — za preostanek desetletnega roka poskrbite sami.

Kaj lahko zahteva inšpektor

• Nadzor je dopusten do zastaranja pravice do odmere davka — praviloma pet let, ob pretrganju zastaranja dlje, do absolutnega zastaranja po desetih letih (ZDavP-2, 125., 126. in 133. člen). Pri s.p. in družbah, ki niso velike, praviloma obsega največ tri predhodna davčna obdobja, ob sumu pa se razširi.
• Začne se s sklepom, inšpektor lahko začne delati po osmih dneh od vročitve (135. člen).
• Opravi se v vaših poslovnih prostorih ali pri vašem računovodji; zagotoviti morate delovni prostor in pripomočke (137. člen).
• Pri elektronskih knjigah lahko zahteva izpis v strukturirani datoteki ali dostop do podatkov (38. člen).
• Za dokumentacijo v tujem jeziku lahko zahteva overjen prevod na vaše stroške (32. člen).

Kontrolni seznam

• Vsak izdani in prejeti račun shranite v izvirni obliki.
• Mapo označite z letom, do katerega jo hranite (leto računa + 10).
• Račune za nepremičnine hranite ločeno — 20 let.
• Papirnatih izvirnikov ne uničujte brez zanesljive pretvorbe; brez notranjih pravil jih raje obdržite.
• Pri hrambi zunaj Slovenije prej obvestite FURS.
• Imejte lastno kopijo podatkov iz vsake spletne storitve.

Kako pomaga eFascikel

V eFasciklu so izdani računi ob izdaji zamrznjeni — poznejša sprememba podatkov podjetja ali stranke ne spremeni že izdanega PDF-ja, e-pošte ali e-računa, številčenje pa je zaporedno brez vrzeli. V paketu Poslovanje (70 € na leto + DDV) naložite prejete račune kot foto ali PDF, eFascikel jih prebere in pred shranjevanjem opozori na dvojnike. V istem paketu Pošlji računovodji ročno ali samodejno vsak mesec pripravi ZIP z izdanimi PDF-ji, prilogami prejetih računov in XML — ta ZIP lahko shranite tudi kot svojo kopijo. Ko plačljiva naročnina poteče, paket preide na brezplačnega in podatki ostanejo.

Uredite arhiv računov sproti — začnite na e-fascikel.si/register.