Kakšna je razlika med ponudbo, predračunom in avansnim računom

Ponudba, predračun in avansni račun so trije različni dokumenti z različnim pravnim in davčnim učinkom. Razumevanje razlike je temelj čistega knjigovodstva in brez nje pride do napak v obračunu DDV.

Kratek pregled

Dokument	Pravni status	Učinek na DDV	Namen
Ponudba	Ponudba za sklenitev pogodbe (OZ)	Brez	Pridobivanje posla
Predračun	Poziv k plačilu pred dobavo	Brez (ni račun)	Poziv k plačilu pred dobavo
Avansni račun	Račun po ZDDV-1	Izkaže DDV od predplačila	Dokazilo o prejetem predplačilu

Bistvo: predračun sam po sebi ne sproži DDV; prejeto predplačilo pa ga sproži — in praviloma tudi obveznost izdaje avansnega računa.

Ponudba

Ponudba je predlog dobave blaga ali storitve. Po Obligacijskem zakoniku je ponudnik nanjo vezan do izteka roka veljavnosti (26. člen OZ), pogodba pa je sklenjena, ko ponudnik prejme izjavo kupca, da ponudbo sprejema (28. člen OZ). Tipično vsebuje:

• opis blaga ali storitve,
• ceno (z ali brez DDV),
• veljavnost ponudbe,
• pogoje plačila in dobave.

Ponudba ni račun: ni vpisana v KIR, ni obvezna 10-letna hramba po ZDDV-1 in ni sestavina davčnih evidenc. Uporabljamo zaporedno številčenje zgolj iz organizacijskih razlogov (npr. P-2026-001).

Predračun

Predračun je poziv k plačilu pred dobavo. Ni račun po ZDDV-1, zato:

• ne sproži obračuna DDV,
• ne vstopa v KIR,
• ne zahteva hrambe po 86. členu ZDDV-1.

Uporabljamo ga predvsem tam, kjer je plačilo predpogoj za izvedbo (spletna prodaja, izobraževanja, storitve po naročilu). Ko je predplačilo prejeto, predračun ne zadošča — takrat nastopi obveznost avansnega računa.

Avansni račun — kaj pravi zakon

Avansni račun je pravi račun po ZDDV-1. Obveznost izdaje določa 81. člen ZDDV-1 (1. odstavek, 4. in 5. točka — predplačila davčnih zavezancev in pravnih oseb), podrobnosti pa 144. člen Pravilnika o izvajanju ZDDV-1. Za predplačila fizičnih oseb (potrošnikov) izdaja avansnega računa po ZDDV-1 ni obvezna, DDV od predplačila pa obračunate vseeno. 33. člen ZDDV-1 (5. odstavek) določa, da obveznost obračuna DDV nastane na dan prejema predplačila — ne določa pa roka za izdajo avansnega računa.

Rok za izdajo avansnega računa

ZDDV-1 posebnega roka za avansni račun ne določa. Ker DDV nastane na dan prejema plačila, ga morate vključiti v DDV-O za obdobje, v katerem ste predplačilo prejeli. Zato avansni račun izdajte čim prej, najbolje še v istem davčnem obdobju:

• mesečni zavezanec: v istem koledarskem mesecu,
• četrtletni zavezanec: v istem koledarskem četrtletju.

Izjema (144. člen Pravilnika): če do roka za oddajo DDV-O za to obdobje že izdate končni račun za opravljeno dobavo, avansnega računa ni treba izdati.

Obvezne sestavine

Avansni račun vsebuje podatke po 82. členu ZDDV-1 (do 100 € brez DDV zadošča poenostavljeni račun po 83. členu): zaporedno številko, datum izdaje, datum prejema predplačila, podatke izdajatelja in kupca, vrsto in količino blaga oziroma opis storitev, ki jih boste dobavili, znesek osnove, DDV in skupaj. Oznaka "Avansni račun" in sklic na ponudbo/pogodbo nista zakonsko predpisana, a sta dobra praksa.

Končni račun po opravljeni dobavi od obračunanega DDV odšteje DDV, obračunan od predplačil, in navede številke avansnih računov (144. člen Pravilnika); prikaže razliko za plačilo.

Tipična napaka: "predračun" namesto avansnega računa

Če kupec plača na podlagi predračuna, s trenutkom prejema denarja nastane obveznost obračuna DDV po 33. členu ZDDV-1. Pri poslovnem kupcu je nastala tudi obveznost izdaje avansnega računa — predračun te vloge ne odigra. Manjkajoč avansni račun pomeni napačno obdobje obračuna DDV ter prekršek po 140. členu (neobračunan DDV) oz. 141. členu ZDDV-1 (neizdan račun).

Praktičen primer — spletna stran za 3.000 € + DDV

Varianta A (brez avansa)

1. Ponudba 3.000 € + 660 € DDV (skupaj 3.660 €).
2. Kupec sprejme, delo poteka marec–junij.
3. Junij: dokončni račun 3.660 €.
4. DDV obveznost za junij.

Varianta B (30 % avans)

1. 1. marca: ponudba 3.000 € + 660 € DDV.
2. 10. marca: kupec plača 1.098 € predplačila (900 € osnova + 198 € DDV).
3. Še v marcu (oz. najpozneje do konca četrtletja za kvartalnega zavezanca) izdate avansni račun za 1.098 €.
4. V DDV-O za marec (oz. Q1) obračunate 198 € DDV.
5. Junij: dokončni račun:
   • osnova 3.000 €,
   • DDV 22 %: 660 €,
   • skupaj: 3.660 €,
   • minus avansni A-2026-001: –1.098 €,
   • za plačilo: 2.562 €.
6. V DDV-O za junij obračunate preostalih 462 € DDV.

Odpoved naročila po prejetem avansu

Če stranka odpove, denar vrnete in izdate dobropis k avansnemu računu (zmanjšanje osnove in DDV). Po 39. členu ZDDV-1 obračunani DDV zmanjšate, ko kupca pisno obvestite o znesku DDV, ki ga ne sme odbiti — to stori dobropis.

Ključne točke

1. Ponudba veže ponudnika do izteka veljavnosti; pogodba nastane s sprejemom. Ni davčni dokument.
2. Predračun je poziv k plačilu in nikoli ne nadomesti avansnega računa, ko je plačilo prejeto.
3. DDV od predplačila nastane na dan prejema plačila (33. člen ZDDV-1); avansni račun izdajte v istem davčnem obdobju.
4. Računi, avansni računi in dobropisi morajo biti zaporedno številčeni; ponudbe in predračune številčite zaradi preglednosti.
5. Dokončni račun vedno odšteje vse izdane avansne in navede njihove številke.

V eFascikel sprejeto ponudbo ali predračun z enim klikom pretvorite v račun, pri čemer se postavke prenesejo. Na končnem računu izberete izdane avansne račune — eFascikel odšteje predplačilo, ga prikaže na računu in avanse samodejno zaključi.