Ponudba, predračun, avansni račun: kaj je kaj in kdaj kateri dokument

Ponudba, predračun in avansni račun so trije različni dokumenti z različnim pravnim in davčnim učinkom. Razumevanje razlike je temelj čistega knjigovodstva in brez nje pride do napak v obračunu DDV.

Kratek pregled

Dokument	Pravni status	Učinek na DDV	Namen
Ponudba	Ponudba za sklenitev pogodbe (OZ)	Brez	Pridobivanje posla
Predračun	Poziv k plačilu pred dobavo	Brez (ni račun)	Plačilo pred dobavo brez sprožitve DDV
Avansni račun	Račun po ZDDV-1	Sproži obračun DDV	Dokazilo o prejetem predplačilu

Bistvo: predračun sam po sebi ne sproži DDV; prejeto predplačilo pa sproži obveznost izdaje avansnega računa.

Ponudba

Ponudba je predlog dobave blaga ali storitve. Po Obligacijskem zakoniku postane zavezujoča, ko jo kupec sprejme. Tipično vsebuje:

• opis blaga ali storitve,
• ceno (z ali brez DDV),
• veljavnost ponudbe,
• pogoje plačila in dobave.

Ponudba ni račun: ni vpisana v KIR, ni obvezna 10-letna hramba po ZDDV-1 in ni sestavina davčnih evidenc. Uporabljamo zaporedno številčenje zgolj iz organizacijskih razlogov (npr. P-2026-001).

Predračun

Predračun je poziv k plačilu pred dobavo. Ni račun po ZDDV-1, zato:

• ne sproži obračuna DDV,
• ne vstopa v KIR,
• ne zahteva hrambe po 86. členu ZDDV-1.

Uporabljamo ga predvsem tam, kjer je plačilo predpogoj za izvedbo (javni sektor, razpisi, storitve po naročilu). Ko je predplačilo prejeto, predračun ne zadošča — takrat nastopi obveznost avansnega računa.

Avansni račun — kaj pravi zakon

Avansni račun je pravi račun po ZDDV-1. Pravna podlaga je 81. člen ZDDV-1 (obveznost izdaje računa) skupaj z določbami Pravilnika o izvajanju ZDDV-1 (PZDDV). Pogosta zabloda je sklicevanje na 33. člen ZDDV-1 kot na "rok": ta člen ureja nastanek obdavčljivega dogodka in obveznosti obračuna DDV ob predplačilu, ne pa roka za izdajo avansnega računa.

Rok za izdajo avansnega računa

Avansni račun za prejeto predplačilo izdate najkasneje do zadnjega dne davčnega obdobja, v katerem je bilo predplačilo prejeto:

• mesečni zavezanec: do zadnjega dne istega koledarskega meseca,
• četrtletni zavezanec: do zadnjega dne istega koledarskega četrtletja.

To pomeni, da DDV od predplačila vedno pristane v obračunu DDV-O za obdobje, v katerem je bilo predplačilo prejeto.

Obvezne sestavine

Avansni račun vsebuje vse sestavine računa po 14. členu ZDDV-1: zaporedno številko iz serije avansnih računov, oznako "Avansni račun", davčno številko izdajatelja in prejemnika (kjer relevantno), datum izdaje, datum prejema predplačila, znesek osnove, DDV in skupaj, ter sklic na ponudbo/pogodbo.

Dokončni račun po opravljeni dobavi odšteje vsa prej izdana avansna in prikaže razliko za plačilo.

Tipična napaka: "predračun" namesto avansnega računa

Če kupec plača na podlagi predračuna, s trenutkom prejema denarja nastane obdavčljivi dogodek po 33. členu ZDDV-1. Obveznost izdaje avansnega računa je nastala — predračun te vloge ne odigra. FURS pri nadzoru gleda prilive na TRR in jih primerja z avansi: manjkajoč avansni račun pomeni napačno obdobje obračuna DDV in prekršek po 140. oz. 141. členu ZDDV-1.

Praktičen primer — spletna stran za 3.000 € + DDV

Varianta A (brez avansa)

1. Ponudba 3.000 € + 660 € DDV (skupaj 3.660 €).
2. Kupec sprejme, delo poteka marec–junij.
3. Junij: dokončni račun 3.660 €.
4. DDV obveznost za junij.

Varianta B (30 % avans)

1. 1. marca: ponudba 3.000 € + 660 € DDV.
2. 10. marca: kupec plača 1.098 € predplačila (900 € osnova + 198 € DDV).
3. Najkasneje do 31. marca (oz. do zadnjega dne četrtletja za kvartalnega zavezanca) izdate avansni račun za 1.098 €.
4. V DDV-O za marec (oz. Q1) obračunate 198 € DDV.
5. Junij: dokončni račun:
   • osnova 3.000 €,
   • DDV 22 %: 660 €,
   • skupaj: 3.660 €,
   • minus avansni A-2026-001: –1.098 €,
   • za plačilo: 2.562 €.
6. V DDV-O za junij obračunate preostalih 462 € DDV.

Odpoved naročila po prejetem avansu

Če stranka odpove, denar vrnete in izdate dobropis k avansnemu računu (stornacija osnove in DDV). To korigira obračun DDV v obdobju, v katerem je dobropis izdan.

Ključne točke

1. Ponudba zavezuje šele s sprejemom, ni davčni dokument.
2. Predračun je poziv k plačilu in nikoli ne nadomesti avansnega računa, ko je plačilo prejeto.
3. Avansni račun izdate do zadnjega dne davčnega obdobja, v katerem je bilo predplačilo prejeto (81. člen ZDDV-1).
4. Vsaka serija dokumentov ima svoje neprekinjeno številčenje.
5. Dokončni račun vedno odšteje vse izdane avansne.

eFascikel ponudbo z enim klikom pretvori v predračun, ob prilivu v avansni račun in končno v dokončni račun, pri čemer samodejno prenaša sklice in odbije že plačane avanse.