Kako računovodski servis prevzame več strank brez novega zaposlenega

Računovodskemu servisu redko zmanjka znanja, pogosto pa zmanjka ur. Večina jih ne gre za knjiženje, ampak za delo pred njim: lovljenje dokumentov, pretipkavanje prejetih računov, iskanje, katero plačilo na izpisku sodi h kateremu računu, in gnečo zadnji teden pred rokom. Če to delo sproti med mesecem opravi stranka, vi pa prejmete urejen paket, lahko ista ekipa prevzame več strank. Spodaj je opisano, kako tak model deluje, kaj točno prejmete, kako preselite prvih pet strank in kaj ostane vaša strokovna presoja.

Kje servis izgublja čas

Opravilo	Zakaj je drago
Lovljenje dokumentov	Računi pridejo po delih: v vrečki, po e-pošti, kot fotografija v klepetu. Vsak manjkajoč račun pomeni vsaj en klic.
Pretipkavanje prejetih računov	Dobavitelj, davčna številka, številka računa, datumi, osnova in DDV – za vsak račun posebej.
Ujemanje izpiska	Plačilo s kartico ali brez sklica je treba ročno povezati z računom ali ugotoviti, da računa ni.
Konec meseca	Vse se zgodi hkrati, rok pa je fiksen.

Obračun DDV je treba predložiti do zadnjega delovnega dne naslednjega meseca po poteku davčnega obdobja, zavezanec, ki mora oddati rekapitulacijsko poročilo, pa do 20. dne naslednjega meseca (ZDDV-1, 88. člen, 1. in 3. odstavek). V istem roku je treba predložiti tudi evidenci obračunanega DDV in odbitka DDV (ZDDV-1, 85.b člen). Če zavezanec evidenci predloži najpozneje tri delovne dni pred rokom, FURS sestavi predizpolnjen obračun DDV (ZDDV-1, 88.d člen). Dejansko okno za delo je torej krajše, kot kaže koledar.

Ponazoritev (vstavite svoje številke): stranka ima 40 prejetih računov na mesec, vnos enega traja 3 minute. To je 120 minut samo za pretipkavanje. Pri 15 takih strankah je to 30 ur na mesec, preden se začne strokovno delo.

Model: stranka vnaša sproti, vi pregledate

Kdo	Med mesecem	Po koncu meseca
Stranka	izdaja račune v eFasciklu, fotografira ali naloži prejete račune in preveri, kar je prebral AI, uvozi bančni izpisek	do dogovorjenega dne zaključi pretekli mesec
Računovodja	odgovori na redka vprašanja	prejme paket, pregleda, knjiži, kar zahteva presojo, pripravi obračune in jih odda

Ključna razlika: podatkov ne pretipkate vi, stranka jih potrdi ob nalaganju. Aplikacija ji pokaže tudi plačila s kartico in nakazila podjetjem, za katera še ni naložila računa (oznaka »Manjka račun«), zato manjkajoče dokumente poišče, preden paket sploh pride do vas.

Kaj točno prejmete vsak mesec

Funkcija Pošlji računovodji pripravi ZIP za izbrano obdobje (privzeto pretekli mesec):

V paketu	Vsebina
Izdani/	PDF vsakega izdanega računa, avansnega računa in dobropisa, s pripetimi prilogami
Prejeti/	izvirne datoteke prejetih računov (PDF ali fotografija)
Banka/	izvirna datoteka izpiska, kot je bila uvožena, in berljiv PDF izpisek s stanjem in prometom
KIR-KPR.xml	evidenci obračunanega DDV in odbitka DDV v obliki FURS XML
Pregled.csv	ena vrstica na dokument: izdan ali prejet, vrsta dokumenta, številka, datum, partner, davčna številka, osnova, DDV, skupaj
Natisni-vse.pdf	vsi dokumenti v enem PDF-ju za tisk
Pantheon/	e-SLOG 2.0 XML izdanih računov, CAMT.053 XML izpiskov, CSV prejetih računov in partnerjev ter kontrolni seštevki za uvoz v PANTHEON
Berilo.txt	povzetek: obdobje in število dokumentov

KIR-KPR.xml je priložen, če je stranka zavezanec za DDV in je obdobje cel mesec ali celo četrtletje. Če kakšnemu računu manjka podatek (npr. tečaj ECB ali ID za DDV), je namesto njega priložen KIR-KPR-NAPAKE.txt s seznamom računov za popravek. Datoteka je pregledna kopija in vključuje tudi še neknjižene vnose.

Stranka paket prenese ali ga pošlje na vaš e-naslov, ki ga vpiše v Nastavitve → Računovodja. Vklopi lahko tudi samodejno mesečno pošiljanje: od 5. dne v mesecu sistem enkrat pošlje paket za pretekli mesec. Pošta gre prek strankinega poštnega strežnika (SMTP), ki mora biti nastavljen.

Načrt: prvih pet strank v enem mesečnem ciklu

1. Izbor (1. teden). Izberite pet strank z rednimi prejetimi računi in izpiskom v elektronski obliki (CAMT.053, CSV ali PDF). Začnite s tistimi, ki vam že danes pošiljajo račune po e-pošti.
2. Odprtje računa (1. teden). Stranka se registrira, uredi podatke podjetja in poštni strežnik ter vpiše vaš e-naslov. Za vnos prejetih računov z AI branjem in uvoz bančnih izpiskov potrebuje paket Poslovanje.
3. Uvajanje (2. teden). Pol ure na daljavo: kako fotografirati račun, kako preveriti prebrane podatke, kako uvoziti izpisek in kaj pomeni »Manjka račun«.
4. Vzporedni mesec. Stranka vnaša, vi še delate po starem. Ko prispe paket, Pregled.csv primerjajte s svojim knjiženjem.
5. Preklop. Po prvem paketu se s stranko pogovorite o razlikah. Od naslednjega meseca je paket vaš vir podatkov.

Če vaš program bere e-SLOG ali CAMT.053, uvoz preizkusite na prvem paketu, preden ga vključite v redno delo.

Kaj se dogovoriti s stranko

• Rok: pretekli mesec je v eFasciklu zaključen do vključno 4. dne v mesecu, 5. dne prispe paket.
• Popolnost: za vsako plačilo z oznako »Manjka račun« stranka naloži račun ali zasebni nakup na izpisku označi kot ignoriran.
• Potrditev podatkov: stranka preveri, kar je prebral AI, preden račun shrani.
• Izvirniki: kje in kako stranka hrani papirnate račune.
• Vaša vloga: pregled, knjiženje, obračuni, oddaje in nasvet – zapišite jo v pogodbo o računovodskih storitvah.
• Zamuda: kaj se zgodi, če stranka roka ne ujame (npr. obračun pripravite iz tega, kar je v paketu, in jo obvestite).

Aplikacija pripravi, vi presodite

• Predloge kontov, obravnave DDV in pripravljene datoteke pred uporabo pregledate vi.
• V paketu Računovodstvo stranka dobi izračun DDV-O in XML evidenc za uvoz na eDavkih (iz knjiženih vnosov) ter CSV izvoz podatkov za AJPES; KIR-KPR.xml v mesečnem paketu je pregledna kopija. Oddajo na eDavkih opravite in preverite vi.
• Vsaka stranka ima svoj račun, od vsake prejmete paket po e-pošti.
• Presoja ostane vaša: obravnava DDV pri tujih dobaviteljih, osnovna sredstva, zasebni stroški, popravki preteklih obdobij.

Povzetek

• Čas se izgublja pri zbiranju in pretipkavanju, ne pri knjiženju.
• Stranka vnaša sproti, vi prejmete PDF-je, izvirnike, izpiske, KIR-KPR.xml in Pregled.csv.
• Samodejno pošiljanje od 5. v mesecu, rok za stranko 4. v mesecu.
• Začnite s petimi strankami in enim vzporednim mesecem.

eFascikel za računovodske servise

Stranka uporablja paket Poslovanje (70 € + DDV na leto, 85,40 € z DDV) ali Računovodstvo (130 € + DDV na leto, 158,60 € z DDV), če potrebuje še glavno knjigo ter izračun DDV-O in XML za eDavke. Brezplačni paket omogoča do 5 računov na mesec; vnos prejetih računov in uvoz izpiskov sta v plačljivih paketih.

Model preizkusite z eno stranko v enem mesečnem ciklu. Pišite nam na [email protected] in pomagamo pri nastavitvi.