Kaj mora vsebovati delovni ali servisni nalog (vzorec)

Inštalaterji, serviserji in terenske ekipe lahko delo spremljajo z delovnimi nalogi. Splošni predpisi ga ne določajo kot obrazec, ko pa prevzamete strankino stvar ali se dogovorite za ceno popravila, veljajo nekatera zakonska pravila.

Ali je delovni nalog zakonsko obvezen?

Praviloma ne; v reguliranih dejavnostih preverite panožne predpise. Za sklenitev pogodbe se ne zahteva nobena oblika, razen če zakon določa drugače (OZ, 51. člen). Popravilo stvari je podjemna pogodba (OZ, 619. člen). Davčni dokument je račun (ZDDV-1, 81. in 82. člen), ne delovni nalog. Nalog je vaš zapis dogovora, prevzete stvari in opravljenega dela.

Kaj	Status
Oblika in ime delovnega naloga	ni splošno predpisano
Račun za opravljeno storitev	obvezen (ZDDV-1, 81. člen; potrošniku ZVPot-1, 8. člen)
Končna cena z DDV ali, če je ni mogoče vnaprej izračunati, način izračuna – potrošniku pred sklenitvijo	obvezno, razen pri vsakdanjih poslih, ki se izpolnijo takoj (ZVPot-1, 18. člen)
Obvestilo stranki, ko je prekoračitev dogovorjenega izračuna neogibna	obvezno, sicer izgubite terjatev za večje stroške (OZ, 643. člen)
Podpis stranke, popis stanja, fotografije	dobra praksa

Pravila, ki veljajo, ko prevzamete stvar

Cena in prekoračitev. Če je plačilo dogovorjeno po izračunu brez izrecnega jamstva in se med delom izkaže, da je prekoračitev neogibna, morate stranko o tem nemudoma obvestiti, sicer izgubite kakršnokoli terjatev zaradi večjih stroškov (OZ, 643. člen, 3. odstavek). Če ste za izračun izrecno jamčili, večjega plačila ne smete zahtevati (1. odstavek). Zapis »popravilo brez klica do … € z DDV« naredi dogovor jasen: do meje delate, nad njo pokličete.

Dodatna plačila. Za plačilo poleg glavne obveznosti potrebujete izrecno soglasje potrošnika; vnaprej obkljukana možnost ne šteje (ZVPot-1, 25. člen).

Poškodba ali izguba stvari. Če podjetje poškoduje stvar, dano v popravilo, mora poškodbo na svoje stroške odpraviti v treh dneh, kadar se s tem ne zmanjšata vrednost in uporabnost. Če stvar uniči ali izgubi (ali poškodbe ni mogoče odpraviti), mora potrošniku v osmih dneh izročiti novo enako stvar ali plačati odškodnino v višini drobnoprodajne cene nove (ZVPot-1, 102. člen). Zato na nalog zapišite stanje ob prevzemu: praske, manjkajoče dele, priloženo opremo.

Napake pri storitvi. Potrošnik lahko zahteva brezplačno odpravo nepravilnosti, ponovno izvedbo, vračilo dela kupnine ali odstopi od pogodbe (ZVPot-1, 100. člen). Če nepravilnost ni sporna, podjetje zahtevi ugodi najpozneje v osmih dneh, če je sporna, v osmih dneh pisno odgovori (101. člen). Za storitve se smiselno uporabljajo roki za neskladnost blaga (100. člen, 2. odstavek), to je najmanj dve leti (78. člen). Pri poslovni stranki velja OZ: skrito napako je treba sporočiti čim prej, najpozneje v enem mesecu od odkritja, po dveh letih od prevzema pa ne več (OZ, 634. člen).

Zastavna pravica. Za zavarovanje plačila ima podjemnik zastavno pravico na stvareh, ki jih je popravil, dokler jih ima v posesti (OZ, 647. člen).

Osebni podatki. Kontakt stranke obdelujete, ker je potreben za izvedbo pogodbe (GDPR, 6. člen, 1. odstavek, točka b); zbirajte le, kar potrebujete (5. člen, 1. odstavek, točka c).

Kaj zapisati na nalog

1. Številka naloga in datum prevzema.
2. Podatki izvajalca: naziv, naslov, davčna številka, kontakt.
3. Stranka: ime ali naziv, naslov, telefon ali e-pošta; pri podjetju davčna številka.
4. Predmet: vrsta, znamka in model, serijska številka.
5. Stanje ob prevzemu in prevzeta oprema.
6. Opis napake ali naročenega dela, kot ga navede stranka.
7. Cena: znesek po predračunu ali način izračuna (cena ure, material), z DDV.
8. Meja: »popravilo brez klica do … € z DDV«.
9. Predviden rok izvedbe ali prevzema.
10. Opravljeno delo, ure in porabljen material (vpiše izvajalec).
11. Podpisa ob prevzemu in ob vračilu.
12. Številka računa, s katerim je delo zaračunano.

Vzorec delovnega naloga

DELOVNI NALOG ŠT. [DN-2026-001]          Datum prevzema: [__. __. 2026]

IZVAJALEC: [Naziv], [Naslov], davčna št. [________], tel. [________]
STRANKA:   [Ime / naziv], [Naslov]
           tel. [________]  e-pošta: [________]  davčna št. (podjetje): [________]

PREDMET:   [vrsta], [znamka in model], serijska št. [________]
STANJE OB PREVZEMU: [npr. praska na pokrovu, brez polnilca]
PREVZETA OPREMA:    [npr. torba, napajalnik]

OPIS NAPAKE / NAROČENO DELO (po navedbi stranke):
[___________________________________________________]

CENA: [predračun ___ € z DDV] ali [ura dela ___ € z DDV + material]
POPRAVILO BREZ KLICA DO: [___] € z DDV
PREDVIDEN ROK: [__. __. 2026]

OPRAVLJENO DELO (izpolni izvajalec):
[opis] – ur: [__] – material: [________]

Stranka je seznanjena s ceno in pogoji.
Prevzel (izvajalec): __________   Stranka ob oddaji: __________
Stranka ob prevzemu stvari: __________   Datum: [__. __. 2026]
Račun št.: [________]

Prenesite vzorec (PDF)

Od delovnega naloga do računa

Račun mora vsebovati zlasti (ZDDV-1, 82. člen, 1. odstavek): datum izdaje, zaporedno številko, ID za DDV izdajatelja (pri obrnjeni davčni obveznosti in dobavah v EU tudi kupca), ime in naslov obeh strank, količino in vrsto blaga oziroma obseg in vrsto storitve, datum opravljene storitve (če se razlikuje od datuma računa), davčno osnovo po stopnjah, ceno na enoto brez DDV in popuste, stopnjo DDV in znesek DDV. Pri oprostitvi navedete določbo, na kateri temelji, pri obrnjeni davčni obveznosti pa navedbo »Obrnjena davčna obveznost«.

• Za dobave fizičnim osebam, ki niso davčni zavezanci, zadošča poenostavljeni račun (ZDDV-1, 83. člen, 1. odstavek, 2. točka).
• Mali davčni zavezanec DDV na računu ne sme izkazati (ZDDV-1, 94. člen, 8. odstavek).
• Če stranka plača z gotovino ali s kartico, gre za račun pri gotovinskem poslovanju, za katerega velja davčno potrjevanje (ZDavPR, 2. in 4. člen).

Primer. Popravilo: 2,5 ure × 40,00 € = 100,00 €, rezervni del 35,00 €. Osnova 135,00 €, DDV 22 % 29,70 €, skupaj 164,70 €. Na nalogu je zapisano »popravilo brez klica do 150 € z DDV«. Ker znesek mejo preseže za 14,70 €, stranko pokličete, preden delo nadaljujete.

Delovni nalogi v eFasciklu

Modul Delovni nalogi je na voljo v vseh paketih, tudi v brezplačnem (ta omogoča neomejeno število delovnih nalogov in do 5 računov na mesec). Številka naloga (npr. DN-2026-001) se dodeli samodejno. Na nalogu izberete stranko iz imenika ter vnesete naslov in opis dela, lokacijo, datuma začetka in zaključka, delavce, postavke (opis, količina, enota, cena, DDV) ter interne opombe in opombe za stranko.

Statusi so Odprt → V delu → Zaključen. Gumb Pretvori v dokument iz postavk ustvari osnutek računa ali predračuna, opombe za stranko se prenesejo nanj, nalog pa dobi status Fakturiran in povezavo na dokument ter ga ni več mogoče urejati. Za podpis stranke ob prevzemu uporabite natisnjen vzorec iz tega članka. Račun za plačilo na TRR ima na računu v obliki PDF kodo UPN QR, če je vpisan IBAN; račun, ki ga stranka plača z gotovino ali s kartico, eFascikel ob izdaji pošlje v davčno potrditev na FURS, ko v Nastavitve → Davčno potrjevanje uredite potrdilo, poslovni prostor in operaterja.

Povzetek

• Oblika naloga ni predpisana, račun pa je obvezen.
• Potrošniku vnaprej povejte ceno ali način izračuna, neogibno prekoračitev pa sporočite takoj.
• Zapišite stanje stvari ob prevzemu – za poškodbo odgovarjate.
• Mejo »brez klica do« zapišite z DDV.

Delovne naloge in račune lahko vodite brezplačno: registrirajte se v eFasciklu.