Kako sestaviti interni akt za davčno potrjevanje računov (vzorec)

Če izdajate račune, ki so plačani z gotovino, kartico ali čekom, jih morate davčno potrjevati – in pred prvim takim računom sprejeti interni akt. To je kratek dokument, ki ga FURS ni treba pošiljati, v nadzoru pa ga morate na zahtevo predložiti. Spodaj so pravila in splošen vzorec, ki ga prilagodite svojemu podjetju.

Pravna podlaga

ZDavPR, 5. člen, 6. odstavek: zavezanec v internem aktu predpiše pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, naredi popis poslovnih prostorov in jim dodeli oznake. Akt mora sprejeti pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju, predloži pa ga v postopku nadzora na zahtevo davčnega organa. Pošiljati ga ni treba (FURS, podrobnejši opis Davčne blagajne in davčno potrjevanje računov, 4. izdaja, avgust 2026, poglavje 4.1), na eDavkih pa ga lahko z obrazcem Interni akt izpolnite in oddate. Akt sprejme zavezanec – v vzorcih FURS (vsi so za d.o.o.) ga sprejme direktor, pri s.p. podjetnik sam.

Kaj mora akt vsebovati

• Popis poslovnih prostorov in njihove oznake (ZDavPR, 5. člen). Oznaka ima največ 20 znakov, sestavljena je iz številk in črk brez šumnikov (0–9, a–z, A–Z) in mora biti enkratna na ravni zavezanca (FURS 4.4.4).
• Oznake elektronskih naprav – vsake naprave, prek katere izdajate račune; enaka pravila za znake in dolžino (FURS 4.3; 4.4.6, Vprašanje 158).
• Pravila številčenja: zaporedne številke si vsako poslovno leto sledijo neprekinjeno po poslovnem prostoru ali po napravi v prostoru (ZDavPR, 5. člen, 5. odstavek). Ali številke vsako leto začnete z 1, določite sami (FURS 7.2).
• Oznake oseb, ki izdajajo račune (FURS 4.1; zakon jih v aktu ne zahteva) – program jih poveže z davčno številko osebe (ZDavPR, 5. člen, 2. odstavek).
• Vezano knjigo računov, če z njo izdajate račune – način izdajanja določite v aktu (ZDavPR, 11. člen). Vezane knjige kot rezerve ob okvari naprave v aktu ni treba navajati (FURS 9.4), lahko pa (različica B v 8. členu vzorca). Mini blagajno kot rezervo pa po FURS navedite v aktu (5.1).

Pri nepremičnem prostoru navedite še naslov in številke katastrske občine, stavbe in dela stavbe, pri premičnem vrsto prostora (ZDavPR, 8. člen, 1. odstavek).

Vzorec internega akta

Prenesite vzorec (PDF)

Besedilo v oglatih oklepajih zamenjajte s svojimi podatki; 7. in 8. člen uporabite le, če imate premične prostore oziroma vezano knjigo računov.

[NAZIV PODJETJA], [NASLOV], davčna številka [DAVČNA ŠTEVILKA]

Na podlagi šestega odstavka 5. člena Zakona o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) [FUNKCIJA] [IME IN PRIIMEK] sprejema

INTERNI AKT o popisu poslovnih prostorov, oznakah elektronskih naprav in pravilih za dodeljevanje zaporednih številk računov

1. člen – Akt ureja popis poslovnih prostorov, v katerih [NAZIV PODJETJA] izdaja račune pri gotovinskem poslovanju, njihove oznake, oznake elektronskih naprav in pravila številčenja računov. Davčno se potrjujejo računi, ki so delno ali v celoti plačani z gotovino, tudi računi za prejeta predplačila (3. in 4. točka 2. člena ZDavPR).

2. člen – Poslovni prostori: oznaka [OZNAKA PROSTORA], naslov [NASLOV PROSTORA], številka katastrske občine [ŠT. KO], številka stavbe [ŠT. STAVBE], številka dela stavbe [ŠT. DELA STAVBE].

3. člen – V prostoru [OZNAKA PROSTORA] se računi izdajajo z elektronsko napravo z oznako [OZNAKA NAPRAVE] ([OPIS NAPRAVE]).

4. člen – Številka računa je sestavljena iz oznake prostora, oznake naprave in zaporedne številke: [OZNAKA PROSTORA]-[OZNAKA NAPRAVE]-1, -2 … Zaporedne številke si vsako poslovno leto sledijo neprekinjeno [po poslovnem prostoru / po elektronski napravi v poslovnem prostoru] in se [vsako leto začnejo s številko 1 / nadaljujejo]. V istem zaporedju se številčijo vsi davčno potrjeni računi, tudi računi za predplačila in dobropisi.

5. člen – Računi, plačani z nakazilom na transakcijski račun, se ne potrjujejo in se številčijo v ločenem neprekinjenem zaporedju [OBLIKA ŠTEVILKE, npr. 1-2026]. Če je tak račun naknadno plačan z gotovino, ga potrdimo v desetih delovnih dneh od dneva plačila (7. člen ZDavPR).

6. člen – Oznake oseb, ki izdajajo račune: [OZNAKA OSEBE] – [IME IN PRIIMEK]. Oznaka je v programu povezana z davčno številko osebe.

7. člen (če imamo premične prostore) – Premični poslovni prostor [OZNAKA] vrste [A – premičen objekt / B – objekt na stalni lokaciji, npr. kiosk / C – posamezna naprava ali vezana knjiga] se uporablja za [OPIS]; računi se v njem izdajajo z napravami [OZNAKE NAPRAV].

8. člen (če uporabljamo vezano knjigo računov) – [Različica A:] V prostoru [OZNAKA] se računi izdajajo iz vezane knjige računov; elektronska naprava se v tem prostoru ne uporablja. Podatke o teh računih pošljemo FURS do 10. dne naslednjega meseca; tridelna številka iz 4. člena zanje ne velja. [Različica B:] Ob nedelovanju elektronske naprave se računi izdajajo iz vezane knjige računov; podatke o njih pošljemo FURS v dveh delovnih dneh od dneva prenehanja delovanja naprave.

9. člen – Spremembe vpišemo v akt pred začetkom uporabe; spremembe podatkov o poslovnem prostoru in zaprtje prostora sporočimo tudi FURS (8. člen ZDavPR). Oznake poslovnega prostora med letom ne spreminjamo.

10. člen – Akt velja od [DATUM].

[KRAJ], [DATUM] — [FUNKCIJA]: [IME IN PRIIMEK], podpis

Pogoste napake

1. Oznake se ne ujemajo. Oznaka prostora v aktu, v prijavi FURS in na računih mora biti enaka (FURS 4.4.4).
2. Sprememba oznake prostora med letom. Ni mogoča, ker se prekine zaporedje; prostor z napačno oznako najprej zaprete in registrirate novega (FURS 4.4.5).
3. Ena serija čez več prostorov. Številčenje po napravi je mogoče največ do ravni prostora, tudi pri centralnem strežniku (FURS 7.2 in 7.2.1, Vprašanje 270).
4. Ločene serije za avansne račune ali dobropise. Niso dovoljene, prav tako ne oznaka naprave glede na vrsto računa; zaporedna številka vsebuje le številke (FURS 7.2).
5. Gotovinski in negotovinski računi v isti seriji. Potem morate potrjevati tudi negotovinske. Ločena serija za negotovinske račune mora biti brez vrzeli (FURS 7.2 in 7.2.1, Vprašanje 322).
6. Vezana knjiga kot redni način izdajanja in naprava v istem prostoru. Ni dovoljeno (ZDavPR, 11. člen, 3. odstavek); vezana knjiga kot rezerva ob okvari naprave pa je predpisana (10. člen).
7. Akta ni ali so podatki v njem neresnični, nepravilni ali nepopolni. Globa za pravno osebo je 2.000–50.000 € (srednja ali velika družba 5.000–75.000 €), za s.p. 1.500–25.000 €, za odgovorno osebo 800–5.000 € (ZDavPR, 18. člen).

Kje pomaga eFascikel

eFascikel račun, plačan z gotovino ali kartico, ob izdaji pošlje v davčno potrditev FURS – v vseh paketih, tudi v brezplačnem, ko v Nastavitve → Davčno potrjevanje uredite potrdilo, poslovni prostor in operaterja. Gumb »Ustvari interni akt« pripravi PDF akta iz vaših podatkov: prostore s podatki GURS, oznake naprav (spletni računi imajo napravo »W«), oznake operaterjev in pravilo številčenja. Podatki, ki jih eFascikel nima, so v oglatih oklepajih – dopišete jih pred podpisom. Računi za plačilo na TRR imajo v privzetem načinu »Samo gotovinski« ločeno zaporedje (npr. 1-2026) z UPN QR kodo in se ne potrjujejo.

Povzetek

• Akt sprejmete pred prvim gotovinskim računom, hranite ga in pokažete v nadzoru.
• Vsebuje prostore, oznake prostorov in naprav ter pravila številčenja.
• Oznake: do 20 znakov, brez šumnikov, enake v aktu, prijavi in na računu.
• Ena neprekinjena serija na prostor ali na napravo v prostoru, skupaj z avansnimi računi in dobropisi.

Davčno potrjene račune in račune za plačilo na TRR lahko izdajate brezplačno (do 5 računov na mesec): ustvarite račun v eFasciklu.