Kako računovodski servis in stranka delata v isti aplikaciji

Vrečka z računi, ki konec meseca pride v računovodsko pisarno, ima dve slabosti: računi pridejo pozno in računovodja jih mora pretipkati. Ta članek opiše konkreten mesec, ko stranka in računovodski servis delata v eFasciklu: kaj stranka naredi sproti, kako paket pride do računovodje in kaj računovodja z njim naredi. Poslovni razlog za tak model je opisan v članku Kako računovodski servis prevzame več strank brez novega zaposlenega.

Stranka: tri opravila med mesecem

1. Izdani računi so že v sistemu

Stranka račune izdaja v eFasciklu, zato jih ni treba posebej zbirati. Vsak izdani račun, avansni račun in dobropis gre v mesečni paket kot PDF, skupaj s prilogami, ki jih je pripela (npr. dobavnico).

2. Prejeti račun: fotografija ali PDF

• Na telefonu pritisne Fotografiraj ali izbere datoteke: JPG, PNG, WEBP ali PDF, do 10 MB, več hkrati.
• AI prebere vrsto dokumenta (račun, dobropis, avansni račun), dobavitelja, njegovo davčno številko oziroma ID za DDV, državo, številko računa, datum izdaje in zapadlosti, osnovo, DDV, skupni znesek, valuto, IBAN, sklic in postavke s predlogom konta.
• Stranka podatke preveri in shrani. Račun, ki je že naložen, je označen kot dvojnik; pri tuji valuti eFascikel pridobi tečaj ECB.

Branje z AI je del paketov Poslovanje in Računovodstvo. Račun, ki ga stranka prejme po e-pošti kot PDF, naloži kot datoteko – to je izvirnik, fotografija natisa ni potrebna.

3. Bančni izpisek enkrat na mesec

Stranka izpisek izvozi iz spletne banke in ga uvozi v obliki CAMT.053 (XML), CSV, XLSX ali PDF. Izpiske CAMT.053, izpiske Revoluta (CSV in PDF) ter CSV s slovenskimi glavami stolpcev, kot jih ima npr. NLB, eFascikel prebere neposredno, druge CSV in PDF izpiske prebere AI, zato je vrstice treba preveriti. Pri izpiskih z navedenim stanjem se prikaže opozorilo, če začetno stanje in promet ne dajeta končnega stanja.

Plačila, ki se zanesljivo ujemajo z izdanim ali prejetim računom, se povežejo samodejno, za nekatera druga eFascikel ponudi predlog za potrditev. Plačilo s kartico ali nakazilo podjetju, za katero ni prejetega računa, dobi oznako »Manjka račun« in povezavo »Naloži prejeti račun«. Ko stranka račun shrani, se plačilo poveže ali dobi predlog za potrditev. Tako manjkajoče račune poišče med mesecem, ne šele, ko jih pogreša računovodja.

Predaja: kako paket pride do računovodje

• V Nastavitve → Računovodja stranka vpiše ime in e-naslov računovodje.
• Paket se pošlje prek strankinega poštnega strežnika (SMTP), ki ga nastavi v Nastavitve → E-pošta.
• Ob vklopljenem samodejnem mesečnem pošiljanju sistem od 5. dne v mesecu enkrat pošlje ZIP za pretekli mesec.
• Na strani Pošlji računovodji lahko stranka kadar koli izbere obdobje (pretekli mesec, pretekli 3 meseci, preteklih 12 mesecev ali poljubno) ter paket prenese ali pošlje ročno.

V sporočilu je število izdanih in prejetih dokumentov ter bančnih izpiskov. Vsako podjetje ima en naslov računovodje, računovodja pa paket prejme od vsake stranke posebej.

Računovodja: kaj naredi s paketom

1. Odpre Berilo.txt in Pregled.csv – obdobje, število dokumentov in ena vrstica na dokument z osnovo, DDV in skupnim zneskom.
2. Preveri KIR-KPR.xml (za zavezance za DDV, za cel mesec ali četrtletje). Če ga ni, KIR-KPR-NAPAKE.txt pove, katere račune mora stranka popraviti.
3. Izvirnike pregleda v mapah Prejeti/ in Banka/ ali v enem dokumentu Natisni-vse.pdf.
4. Strojno berljive datoteke (e-SLOG 2.0, CAMT.053, CSV) uvozi v svoj program, če jih ta podpira.
5. Vprašanja vrne stranki. Ta popravek naredi v eFasciklu in paket pošlje znova.

Če ima stranka paket Računovodstvo in je zavezanec za DDV, lahko s strani Oddaja DDV pošlje še »Pošlji računovodji v pregled«: ZIP evidenc in besedilni povzetek obračuna DDV-O z odprtimi točkami.

Ali je fotografija računa dovolj?

Na kratko, kar pravi zakon:

• Račune je treba hraniti v izvirni obliki, v kateri so bili poslani. Ne glede na izvirno obliko jih smete hraniti tudi elektronsko, če način hrambe onemogoča spremembo ali izbris podatkov in omogoča reprodukcijo v izvirni obliki (ZDDV-1, 86. člen, 3. odstavek). Zagotovljene morajo biti pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost (ZDDV-1, 84. člen).
• Rok hrambe je 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo, za račune v zvezi z nepremičninami 20 let (ZDDV-1, 86. člen, 5. in 6. odstavek).
• Papirnati izvirnik se sme uničiti, če pretvorba v digitalno obliko izpolnjuje enake pogoje uporabnosti kot izvirnik in je hramba zagotovljena v skladu z ZVDAGA, če zakon ne določa drugače (ZVDAGA, 13. člen). Ker je rok hrambe računov daljši od pet let, ga smete uničiti šele po pretvorbi v digitalno obliko za dolgoročno hrambo (ZVDAGA, 14. člen).

V praksi: račun, prejet kot PDF, je elektronski izvirnik in ga hranite kot datoteko. Pri papirnatem računu naj bo fotografija v eFasciklu delovna kopija za knjiženje, papir pa hranite, dokler niste prepričani, da zajem in hramba izpolnjujeta zgornje pogoje. Podrobneje v članku o hrambi računov.

En mesec prej in zdaj

	Prej (vrečka)	V isti aplikaciji
Prejeti računi	zbrani v vrečki, oddani po koncu meseca	fotografirani ob prejemu, podatke prebere AI, stranka potrdi
Pretipkavanje	računovodja vnese vsak račun	odpade, računovodja preveri
Izdani računi	kopije po e-pošti ali natisnjene	PDF-ji s prilogami v paketu
Bančni izpisek	natis ali PDF, ročno ujemanje	uvoz in samodejno ujemanje
Manjkajoči računi	odkrijete ob knjiženju	stranka jih vidi med mesecem (»Manjka račun«)
Predaja	osebno ali po pošti, ko stranka utegne	ZIP od 5. v mesecu, samodejno
Evidenci DDV	pripravi računovodja iz papirja	KIR-KPR.xml v paketu kot pregledna kopija

Kontrolni seznam za ritem dela

Stranka

• račun fotografira ali naloži isti dan, ko ga prejme,
• enkrat na teden pogleda plačila z oznako »Manjka račun«,
• do 4. v mesecu uvozi izpisek za pretekli mesec in preveri, da ni opozoril.

Računovodja

• 5. v mesecu prejme paket,
• v nekaj delovnih dneh pošlje vprašanja,
• obračune pripravi pravočasno: obračun DDV je treba predložiti do zadnjega delovnega dne naslednjega meseca, če stranka oddaja rekapitulacijsko poročilo, pa do 20. dne (ZDDV-1, 88. člen, 1. in 3. odstavek).

eFascikel za stranke računovodskih servisov

Stranka za vnos prejetih računov in uvoz izpiskov uporablja paket Poslovanje (70 € + DDV na leto, 85,40 € z DDV). Paket Računovodstvo (130 € + DDV na leto, 158,60 € z DDV) doda glavno knjigo ter izračun DDV-O in XML evidenc za eDavke. Pregled in presoja ostaneta pri računovodji.

Ste računovodski servis? Preizkusite potek z eno stranko v enem mesecu in nam pišite na [email protected].